| 芜湖动漫会签约仪式筹办侧记 |
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| 2009-10-26 08:46 文章来源：芜湖商务局 |
| 文章类型：原创 内容分类： |
10月23日上午，侨鸿皇冠假日酒店六楼皇冠厅内高朋满座，气氛热烈。10时48分，在欢快的乐曲声中，第二届中国国际动漫创意产业交易会项目发布暨签约仪式在这里正式举行，共有67个项目进行了现场签约，交易额近84亿元。本次交易会取得的成果令人赞叹，而在现场，志愿者友好的笑容和礼仪人员优雅的风采，芜湖日报报业集团员工热情周到的服务、庄重而又不失热情的现场氛围、环环相扣紧凑有序的签约仪式……江城人民的热情和良好的精神面貌给满场嘉宾留下深刻的印象。
仪式盛况，广受称赞
10月23日9时许，距动漫交易会项目发布暨签约仪式还有2个小时，侨鸿酒店六楼宴会厅内外便开始热闹起来，参加签约仪式的客商代表和领导、嘉宾陆续到来。明亮的大厅、大气的背景画板、引人注目滚动播放的项目发布、规范的接待流程、市直各职能部门和有关方面的分工协作、志愿者和礼仪人员亲切的笑容和热情的服务、报业集团统一着装的近百名员工忙碌的身影……都让与会者感受到这是一场高规格、高级别的盛会。此时，很多参会客商代表和领导、嘉宾在现场展开了交流洽谈，他们中的不少人拿出相机，合影留念。一位上海客商告诉记者，此次在芜湖举办的第二届中国国际动漫创意产业交易会，给他留下深刻的印象，签约仪式规格之高，签约项目之多，交易额之巨，都让他由衷赞叹。签约现场来了50多家新闻媒体近百名记者，进行现场采访。
上午10时48分，项目发布暨签约仪式比预定时间提前10分钟进行，领导致辞、重要项目上主席台分批签约和台上台下签约代表同步签约、举杯庆贺、领导嘉宾离场……整个签约仪式现场气氛热烈、环环紧扣、有条不紊，它的成功举办为第二届中国国际动漫创意产业交易会写下了浓墨重彩的一笔。
精心谋划，不留遗憾
凡事预则立，不预则废。作为本届动漫交易会的重点活动之一，项目发布暨签约仪式事关重大，意义非凡。对此，市委、市政府和市承办委领导高度重视，将项目发布暨签约仪式筹备和具体承办及服务工作交由芜湖日报报业集团负责。接到任务后，报业集团紧急动员，紧锣密鼓展开各项筹备工作。签约仪式承办指挥部总指挥、芜湖日报报业集团主要负责人在第一次动员部署会上就明确指出，本届动漫会规格之高、规模之大，在芜湖会展史上前所未有，而签约仪式事关全局，将直接体现展示本次动漫交易会成果，展示体现芜湖人民的精神面貌和城市形象。我们作为仪式具体承办单位，要站在全市、全省乃至全国的高度，牢固树立大局意识，举全集团之力，全力以赴；从思想上高度重视，在服务上要高标准，严要求，快节奏，求实效；要关注细节，深入现场，精益求精，一丝不苟，确保签约仪式万无一失，不留遗憾。
报业集团抽调精干力量，组成了7个工作组，并制定了签约仪式方案、组织工作实施方案、筹备工作任务分解表、签约仪式流程设计安排表和仪式现场、会场、休息室布局安排示意图、签约仪式温馨提示以及志愿者、礼仪人员培训和迎宾、现场、送客服务工作方案等，将筹备工作细化为80项具体任务，明确线路图和时间表，任务层层分解，责任到组、到人、到领导，定人定岗定责，限时完成，严格实行工作责任制和追究制。与此同时，根据签约仪式的时间和流程要求，制定精确到分到秒的服务流程，确定了仪式前、仪式中、仪式后服务三段重点环节，并将之细化为44项具体任务，落实到人头。
为更好地服务参会客商代表、领导和嘉宾，签约仪式承办指挥部还对30名青年志愿者和6名礼仪人员进行了专门的培训、演练及彩排，明确每位青年志愿者和礼仪人员的服务地点、服务时间、服务内容、服务准则和规范要求，并贯穿于酒店门口迎宾处、电梯、楼梯、楼层、贵宾休息室、会场、签约主席台、服务台等各个地点和环节。签约仪式指挥部还针对不同的参会嘉宾和签约客商，印制和发放了个性化的“温馨提示”卡。
签约仪式承办指挥部深知，要确保签约仪式万无一失，不留遗憾，就必须把问题考虑得更细，把工作做得更实。从10月13日开始，每天下午5点，指挥部召开碰头会，研究筹办过程中出现的新情况和新问题，并要求集团工作人员主动与市有关方面和人员对接、及时沟通，当天出现的问题当天解决，坚决不留问题过夜。在几个月的筹办期特别是临近签约仪式的一个多星期里，指挥部负责人及承办工作人员经常废寝忘食，日以继夜，常常是下午2时多甚至到5时多才吃中饭，到第二天凌晨2时多甚至是4时多才吃头一天的晚饭，白天仍然按时到岗，坚持正常工作。
10月22日，签约仪式承办指挥部负责同志和工作人员早上7点半便来到仪式现场，布置、演练仪式流程，细化各个环节，直到下午5点才吃上中饭。吃完饭后，指挥部又立即召开最后一次碰头会，进一步研究和完善仪式服务流程和具体事项。当晚8时，指挥部带领相关工作人员赶赴会场，对各项准备工作进行最后的完善。23日凌晨近1时，市委副书记、市长杨敬农，市委常委、宣传部长李金华亲赴现场进行视察指导，看望指挥部和筹办人员，并肯定了各项筹办工作。
关注细节，展示形象
细节决定成败。关注每一个细节，成为指挥部筹办会议的工作标准。
如何确保每一个签约代表、领导和嘉宾准时参会？现场鲜花如何摆放？领导站牌如何设定？志愿者和礼仪人员如何做好对领导、嘉宾和签约代表进入会场等环节的引导和服务？如何给嘉宾佩戴胸花？如何给主席台和见证签约的领导托盘呈酒？在引导领导和嘉宾入座时该说什么？用什么样的手势？什么环节该播放什么样的音乐？签约文本怎样规范设置？会场座位如何布局安排……在筹办过程中，类似这样细节问题还有很多，指挥部各小组都按照指挥部的要求一一进行了多次演练。而这一个个看似繁琐的细节，却构成了签约仪式承办指挥部筹办工作的重点，他们不仅制定了工作方案，而且准备了周到具体的预案。
在当日的签约仪式上，30名志愿者和6名礼仪人员成了一道亮丽的风景线，他们热情的服务，良好的精神面貌，让很多嘉宾称赞不已。一位浙江的客商说：“第二届中国国际动漫创意产业交易会在芜湖举办，绝不是偶然的，从这些志愿者和主办单位身上，我们看到了芜湖人民良好的精神面貌，而项目签约仪式现场组织有序，气氛热烈，更让我们感受到芜湖锐意进取，感受到这座城市活力四射的城市形象。”
天道酬勤。在活动指挥部全体人员的精心准备和辛勤努力下，本次签约仪式取得圆满成功。当签约仪式落下帷幕，看着满场嘉宾满意的笑容，感受着现场热烈的气氛，芜湖日报报业集团近百名工作人员们紧绷的神经终于松弛了下来，他们明白，辛勤的汗水和心血没有白费，嘉宾的笑容，领导的满意，就是对他们最大的褒奖。
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